Manual de Uso del Software para TI 

Introducción

Este manual es la guía de instrucciones que sirve para el uso del sistema, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Es de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada.

El presente manual integra una herramienta de trabajo práctica y fácil, que permite orientar a todos los usuarios de la plataforma, estableciendo métodos eficientes, con sistemas aplicándolos de tal forma que los usuarios realicen su trabajo de manera adecuada del lado con buena agilización del tiempo disponible para laborar, indicándoles paso a paso lo que deben de hacer y cómo deben hacerlo.

Este manual está fundamentado en la búsqueda de la aclaración plena del uso del software para ti, con el fin de poder ayudarle no solo en una, sino en varias ocasiones a los usuarios. Los procedimientos en el manual están realizados racional y coherentemente, para que todos los usuarios aprovechen eficientemente los recursos disponibles para adquirir de ellos el máximo provecho.

En el manual se detallan con exactitud los procesos en donde para su fácil uso y comprensión se realizó por medio de videos de esa manera permitirá a los empleados utilizar la herramienta de manera adecuada siguiendo los pasos. Y aplicar de manera adecuada los pasos a seguir y así realicen en el tiempo establecido la tarea asignada.

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

  1. Introducción
  2. Ingreso a la plataforma
  3. Cambio de contraseña
  4. Cambio de imagen
  5. Aviso
  6. Capacitaciones
  7. Clientes
  8. Comisiones
  9. Condiciones de servicio
  10. Cuentas de cobro empleados
  11. Gastos
  12. Hallazgos internos
  13. Noticias
  14. Préstamos
  15. Reuniones
  16. Reuniones con clientes
  17. Sistemas implementados
  18. Solicitud de permisos
  19. Tareas
  20. Ticket por soporte
  21. Tickets
  22. Actividades de los empleados
  23. Reporte de comisiones
Manual de Uso del Software para TI Manual de Uso del Software para TI

2. INGRESO A LA PLATAFORMA

Para ingresar a la plataforma debes:

  1. En Google, ingresar al siguiente link: https://app.softwareparati.com/sign-in
  2. Dar click en "Ingresar usuario" y diligenciar la información.
  3. Dar click en "Ingresar contraseña" y diligenciar la información.
  4. Dar click en "Sign in".
  5. Ingreso

3. CAMBIO DE CONTRASEÑA

Para realizar el cambio de contraseña debes:

  1. Dar click en "Mi cuenta".
  2. Dar click en "Configuración".
  3. Seleccionar "Seguridad".
  4. Diligenciar los campos con la primera y la nueva contraseña.
  5. Dar click en "Save".
  6. Cambiar contraseña

4. CAMBIO DE IMAGEN

Para realizar el cambio de imagen de tu sistema debes:

  1. Dar click en "Mi cuenta".
  2. Dar click en "Cuenta".
  3. Anexar la imagen.
  4. Cambiar imagen

5. AVISO

Este apartado proporciona a los usuarios una herramienta efectiva para comunicar mensajes importantes, advertencias o recordatorios dentro del sistema. Esta función se utiliza para transmitir información crucial de manera clara y concisa a los usuarios, asegurando que estén informados sobre eventos importantes, cambios en el sistema, actualizaciones de políticas o cualquier otra notificación relevante. Por ejemplo, en las tareas asignadas para el día, el tiempo estimado para completarlas es preciso. Es fundamental registrar con exactitud el tiempo empleado en cada una de ellas. Por ejemplo, si una tarea toma una hora y treinta minutos, este mismo tiempo debe ser registrado meticulosamente para garantizar que se cumplan las ocho horas laborales completas, o la duración de la jornada asignada, según corresponda.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Aviso".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. aviso

6. CAPACITACIONES

En este apartado encontrarás las capacitaciones para los empleados. Esta herramienta es fundamental de nuestro software, diseñada para facilitar el proceso de formación y desarrollo de habilidades de los empleados. Esta función está diseñada para ofrecer una experiencia de aprendizaje efectiva y personalizada, permitiendo a los empleados adquirir conocimientos y competencias de manera eficiente y accesible.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Capacitaciones".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Capacitaciones".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar capacitaciones.
  8. Capacitaciones

7. CLIENTES

Es una característica esencial de nuestro software diseñada para gestionar de manera eficiente y efectiva la información relacionada con los clientes o usuarios del sistema. Esta función proporciona una plataforma centralizada para registrar, organizar y mantener datos clave sobre clientes, lo que facilita la comunicación, la interacción y la gestión de relaciones con ellos.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Clientes".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Clientes".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar clientes.
  8. Clientes

8. COMISIONES

La función de comisiones en el software permite calcular automáticamente las comisiones que los empleados ganan por sus ventas o actividades específicas. Esto incluye configurar reglas de comisiones personalizadas, calcular las comisiones según esas reglas, realizar un seguimiento de las transacciones relevantes, generar informes detallados y notificar a los empleados sobre sus ganancias en comisiones.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Comisiones".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Comisiones

9. CONDICIONES DE SERVICIO

En este apartado encontrarás toda la información detallada de las condiciones de servicio de cada software, así como lo que implica para cada cliente. Esto incluye una descripción exhaustiva de los términos legales, políticas de privacidad y términos de uso específicos de cada software.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Condiciones de servicio".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Condiciones de servicio

10. CUENTAS DE COBRO EMPLEADOS

Este apartado permite a los administradores o usuarios autorizados ingresar información detallada de los empleados que necesitan recibir pagos o comisiones. También permite generar informes detallados sobre las cuentas de cobro de los empleados, mostrando los montos totales a pagar, las ventas realizadas, las comisiones ganadas y cualquier otro detalle relevante.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Cuentas de cobro empleados".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Cuentas de cobro empleados".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar cuentas de cobro empleados.
  8. Cuentas de cobro empleados

11. GASTOS

Permite a los usuarios registrar y gestionar de manera eficiente todos los gastos relacionados con la operación de la empresa. Esto incluye la categorización de los gastos, la captura de recibos, la asignación de responsabilidades, la aprobación de gastos, el seguimiento del presupuesto, la integración con cuentas bancarias, la generación de informes detallados.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Gastos".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Gastos

12. HALLAZGOS INTERNOS

Permite a los usuarios registrar, clasificar y dar seguimiento a problemas, errores y oportunidades de mejora dentro de la organización. Facilita la asignación de responsabilidades, la gestión de acciones correctivas, el análisis de tendencias y la generación de informes detallados para mejorar continuamente los procesos y operaciones empresariales.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Hallazgos internos".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Hallazgos internos".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar hallazgos internos.
  8. Hallazgos internos

13. NOTICIAS

Proporciona una plataforma para la difusión interna de información relevante dentro de la organización. Permite a los usuarios publicar y compartir anuncios, actualizaciones y comunicados de manera eficiente. Los empleados pueden acceder a las noticias en tiempo real, manteniéndolos informados sobre eventos, cambios y logros importantes en la empresa. Adicionalmente, puedes agregar cualquier noticia que consideres pertinente.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Noticias".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Noticias".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar Noticias.
  8. Noticias

14. PRESTAMOS

Proporciona una plataforma integral para gestionar y administrar el proceso de préstamos dentro de una organización. Permite a los usuarios registrar, seguir y administrar préstamos otorgados a empleados. Los usuarios pueden ingresar detalles específicos como la cantidad prestada, los plazos de pago y cualquier garantía asociada. Además, facilita el seguimiento de los pagos y la generación de recordatorios de vencimiento.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Prestamos".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Prestamos".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar préstamos.
  8. Prestamos

15. REUNIONES

Proporciona una plataforma completa para planificar, organizar y llevar a cabo reuniones de manera eficiente dentro de una organización. Permite a los usuarios programar reuniones, invitar a participantes y establecer agendas. Esta función integra todas las herramientas necesarias para una gestión efectiva de las reuniones, mejorando así la productividad y la eficacia en la comunicación y la toma de decisiones.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Reuniones".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Reuniones".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar reuniones.
  8. Reuniones

16. REUNIONES CON CLIENTES

Proporciona una plataforma integral para la gestión y organización de encuentros con clientes. Permite a los usuarios programar reuniones, invitar a clientes y establecer agendas detalladas. Esta función mejora la relación con los clientes al proporcionar una experiencia profesional y bien organizada, lo que a su vez contribuye a aumentar la satisfacción del cliente y cerrar negocios de manera más efectiva.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Reuniones con clientes".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Reuniones con clientes".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar reuniones con clientes.
  8. Reuniones con clientes

17. SISTEMAS IMPLEMENTADOS

Proporciona una visión integral de todos los sistemas y aplicaciones implementados dentro de una organización. Permite a los usuarios tener un panorama completo de los sistemas en uso, incluyendo detalles como la versión, la fecha de implementación, el estado de funcionamiento y cualquier otra información relevante.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Sistemas implementados".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Sistemas implementados

18. SOLICITUD DE PERMISOS

Proporciona una plataforma para que los empleados soliciten y gestionen permisos de ausencia de manera eficiente. Permite a los usuarios enviar solicitudes de permisos específicos, como vacaciones, licencias médicas o días de descanso, proporcionando detalles sobre la duración, motivo y fechas deseadas. Además, facilita la aprobación y seguimiento de las solicitudes por parte de los supervisores.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Solicitud de permiso".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Solicitud de permiso".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar solicitud de permiso.
  8. Solicitud de permiso

19. TAREAS

Proporciona una plataforma centralizada para la gestión eficiente de las actividades y responsabilidades. Permite a los usuarios crear, asignar y priorizar tareas, estableciendo fechas límite y delegando responsabilidades específicas. Además, facilita la colaboración al permitir comentarios, adjuntar archivos y mantener un seguimiento del progreso en tiempo real.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Tareas".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Tareas

20. TICKET POR SOPORTE

Proporciona un sistema centralizado para la gestión y resolución de incidencias o solicitudes de asistencia técnica por parte de los usuarios. Permite a los usuarios registrar problemas o consultas, proporcionando detalles específicos sobre el problema experimentado. Además, asigna automáticamente un número de ticket único a cada solicitud para su seguimiento y referencia. Facilita la priorización y asignación de tickets a los miembros del equipo de soporte, junto con la posibilidad de establecer plazos de resolución y notificar al usuario sobre el estado y la resolución del problema.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en "Ticket por soporte".
  2. Dar click en "Listar".
  3. Validar la información.
  4. Dar click en "Ticket por soporte".
  5. Dar click en "+".
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar ticket por soporte.
  8. Ticket por soporte

21. TICKETS

Ofrece una herramienta centralizada para manejar y resolver las solicitudes, problemas o consultas de los usuarios. Permite a los usuarios enviar solicitudes detalladas, asignando automáticamente un número de ticket único para cada una, lo que simplifica su seguimiento y administración. Además, organiza las solicitudes en una cola de tickets para priorizarlas y asignarlas al equipo correspondiente de manera efectiva.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en Tickets.
  2. Dar click en Listar.
  3. Validar la información.
  4. Dar click en Tickets.
  5. Dar click en +.
  6. Diligenciar la información.
  7. Guardar ticket.
  8. Tickets

22. ACTIVIDADES DE LOS EMPLEADOS

Ofrece un documento integral que registra, monitorea y gestiona las actividades y tareas realizadas por los empleados dentro de la organización en una fecha establecida. Esta función también puede generar informes sobre el rendimiento y la productividad de los empleados, lo que permite a los gerentes evaluar el progreso y tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia operativa y el cumplimiento de objetivos organizacionales.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en Actividades de los empleados.
  2. Dar click en Guardar actividades de los empleados.
  3. Se descarga automáticamente.
  4. Validar la información.
  5. Solicitud de permiso

23. REPORTE DE COMISIONES

Permite generar informes detallados sobre las comisiones ganadas por los empleados en un período específico. Esta función facilita la evaluación del desempeño financiero y la gestión de incentivos, contribuyendo así al éxito empresarial mediante una toma de decisiones informada y precisa.

Debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dar click en Reporte de comisiones.
  2. Dar click en Guardar reporte de comisiones.
  3. El reporte se descargará automáticamente.
  4. Validar la información.
  5. Reporte de comisiones