MANUAL DE USO GOLYAT

 

INTRODUCCIÓN

Este manual es la guía de instrucciones que sirve para el uso del sistema, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Es de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada.

El presente manual integra una herramienta de trabajo práctica y fácil, que permite orientar a todos los usuarios de la plataforma, estableciendo métodos eficientes, con sistemas aplicándolos de tal forma que los usuarios realicen su trabajo de manera adecuada del lado con buena agilización del tiempo disponible para laborar, indicándoles paso a paso lo que deben de hacer y cómo deben hacerlo.

Este manual está fundamentado en la búsqueda de la aclaración plena del uso del software Golyat, con el fin de poder ayudarle no solo en una, sino en varias ocasiones a los usuarios. Los procedimientos en el manual están realizados racional y coherentemente, para que todos los usuarios aprovechen eficientemente los recursos disponibles para adquirir de ellos el máximo provecho.

En el manual se detallan con exactitud los procesos en donde para su fácil uso y comprensión se realizó por medio de videos de esa manera permitirá a los empleados utilizar la herramienta de manera adecuada siguiendo los pasos. Y aplicar de manera adecuada los pasos a seguir y así realicen en el tiempo establecido la tarea asignada.

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

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1. Ingreso a la plataforma

Para ingresar a la plataforma debes:

  1. En Google ingresar al link: https://golyat.softwareparati.com/sign-in.
  2. Dar click en Ingresar usuario y diligenciar la información. Dar click en Ingresar contraseña y diligenciar la información > Dar click en Sing in.
    3. Ingreso a la plataforma
Manual de Uso Golyat

2. Cambio de Contraseña

Para realizar el cambio de contraseña debes:

  1. Dar click en Mi cuenta.
  2. Dar click en Configuración.
  3. Seleccionar Seguridad.
  4. Diligenciar los campos con la primera y la nueva contraseña.
  5. Dar click en Save.
CAMBIO DE CONTRASEÑA

3. Cambio de Imagen

Para realizar el cambio de imagen de tu sistema debes:

  1. Dar click en Mi cuenta.
  2. Dar click en Cuenta.
  3. Anexar la imagen.

4. Crear Centros

El objetivo de este módulo es crear las oficinas a nivel nacional:

  1. Dar click en el módulo Centros.
  2. Seleccionar Nuevo.
  3. Diligenciar los campos.
  4. Dar click en Guardar centros.

5. Crear Ciudades

El objetivo del módulo es permitirnos ver las ciudades creadas en el sistema, el ideal es que este la mayoría de ciudades, corregimientos de Colombia para ser utilizados en el módulo de las guías al momento de hacerlas.

  1. Dar click en el módulo Ciudad.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar los campos.
  4. Seleccionar en Guardar ciudad.

6. Crear Clientes

En la plantilla crear clientes se administra la información de los remitentes de la transportadora entre ellos; Nombre, dirección, celular y correo. Se crean ahí para ser usadas desde el modulo de guías.

  1. Selecciona la plantilla Clientes.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar campos.
  4. Dar click en Guardar clientes.

7. Crear Conductores

Esta plantilla es utilizada para administrar a los conductores de la empresa, esporádicos, internos fijos y para anexar su documentación como arl, eps, sisben y la licencia de conducción entre otros esto se realiza con la finalidad de controlar las fechas de caducidad previniendo así su vencimiento y generando la hoja de vida de cada conductor.

  1. Seleccionar la plantilla Conductores.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar los campos.
  4. Seleccionar Guardar conductores.

8. Crear Destinatarios

El módulo destinatarios tiene como finalidad registrar las personas que reciben la mercancía y así darle un control a las mismas guardando sus datos para futuros envíos.

  1. Darle click en la plantilla Destinatarios.
  2. Seleccionar Nuevo.
  3. Diligenciar campos.
  4. Seleccionar Guardar destinatarios.

9. Crear Vehículos

Esta plantilla esta diseñada para realizar el control de la flota vehicular de cada empresa, vehículos propios o de terceros. Se muestra en el sistema quien es el tenedor, el conductor y el dueño. Si el carro cuenta con el soat y la tecno al día o si por el contrario esta vencida y se puede obtener adicional la hoja de vida del vehículo.

  1. Seleccionar la plantilla Flota vehicular.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar los campos.
  4. Seleccionar Guardar flota vehicular.

10. Crear Guía

La función de la plantilla guía automática es la creación de las mismas, la remesa que se le remite al cliente o se envían vía WhatsApp. Esto también se utiliza en los viajes para poder enviar las guías como conductor y vehículo asociado.

  1. Ingresar a la plantilla Guía automática.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar campos.
  4. Seleccionar Guardar guía automática.

11. Crear Rutas

Esta plantilla está diseñada con el fin de administrar todas las rutas lógicas que maneja la empresa con las escalas y las paradas entre cada trayecto este módulo se utiliza desde el módulo de viajes y se encaja para que estos se puedan utilizar correctamente.

  1. Dar click en la plantilla Rutas.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar campos.
  4. Seleccionar Guardar rutas.

12. Crear Vendedores

Esta plantilla está diseñada para administrar los vendedores de la empresa por medio de la cual se indica al sistema cual es la comisión según el vendedor por cada cliente.

  1. Vendedores > Nuevo.
  2. Diligenciar campos.
  3. Guardar vendedores.

13. Crear Viaje

Este módulo está diseñado para generar los manifiestos de carga, el viaje urbano, el viaje nacional y las reexpediciones.

  1. Seleccionar la plantilla Viaje.
  2. Dar click en Nuevo.
  3. Diligenciar campos.
  4. Dar click en Guardar viaje.

14. Guardar Mercancía

Esta función está diseñada para notificar cuando se haga el descargue de la mercancía en la oficina.

  1. Seleccionar en la plantilla Viaje.
  2. Dar click y seleccionar fechas.
  3. Dar click en listar.
  4. Seleccionar el viaje.
  5. Dar click en Descargar guías.
  6. Seleccionar Oficina.
  7. Seleccionar Guías.
  8. Seleccionar recargar.
  9. Seleccionar flecha hacia arriba.
  10. Dar click en Guardar descargue.

15. Finalizar Viaje

Esta función está diseñada para notificar cuando ya se haya terminado el viaje y se haya entregado la mercancía. Se debe escoger en qué oficina se entregó, para que al siguiente día el carro urbano realice la entrega de la mercancía.

  1. Seleccionar en las plantillas Viaje.
  2. Dar click y seleccionar fechas.
  3. Dar click en listar.
  4. Seleccionar el viaje.
  5. Dar click en Finalizar.
  6. Seleccionar Oficinas.
  7. Diligenciar las observaciones de la finalización del viaje.

16. Orden de Despacho

Esta función permite ver qué es lo que está llevando el conductor, el nombre del mismo, la cantidad de guías que lleva, las piezas y el peso.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Dar click en Orden de despacho y se imprimirá automáticamente.

17. Valor del Viaje

Esta función es necesaria para llevar un control del valor que está ganando la empresa en cada viaje.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Dar click en valor de viaje y se descarga automáticamente.

18. Despachar Vehículo

Esta función está habilitada para que el vehículo pueda iniciar su viaje.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Click en despachar vehículos.
  5. Dar click en Guardar despacho de vehículos.

19. Novedad de Viaje

Esta función está diseñada para indicar al sistema cualquier novedad que ocurra durante el viaje.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Click en novedad de viaje.
  5. Diligenciar información.
  6. Click en guardar novedad de viaje.

20. Regreso del Vehículo

Esta función está habilitada para que el vehículo pueda devolverse en cualquier momento y notificarlo.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Seleccionar regreso de vehículo.
  5. Diligenciar motivo.
  6. Dar click en guardar regresar vehículo.

21. Seguimiento

La función seguimiento está puesta con el fin de que a todos los viajes se les llame cada 40 minutos para ver cómo va el vehículo en el trayecto hasta su destino.

  1. Seleccionar en viaje.
  2. Filtramos fechas dar click.
  3. Seleccionar el viaje a validar.
  4. Dar click en Seguimiento.
  5. Seleccionar el tipo de novedad.
  6. Diligenciar las observaciones.
  7. Adjuntar evidencia.
  8. Dar click en guardar seguimiento de viajes.

22. Cumplido

Por esta función, el conductor puede comprobar la entrega del producto mediante la firma del cliente y la evidencia de entrega por medio de una foto.

  1. Seleccionar Guía automática.
  2. Dar click en Filtrar por fechas.
  3. Seleccionar Listar.
  4. Seleccionar guía.
  5. Dar click en Entregar.
  6. Seleccionar Guardar entregas guías.

23. Documentos

Por medio de esta función, se podrán anexar todos los documentos del vehículo para acceder rápidamente en cualquier situación que se requiera.

  1. Dar click en Flota vehicular.
  2. Dar click en Listar.
  3. Seleccionar el vehículo.
  4. Seleccionar Documentos del vehículo.
  5. Ingresar datos.
  6. Dar click en Guardar flota vehicular.

24. Imprimir Comisiones Vendedores

Este módulo muestra todas las comisiones que tiene un vendedor y el porcentaje del mismo.

  1. Dar click en Comisión vendedores.
  2. Seleccionar Fecha filtrar.
  3. Seleccionar Vendedor.
  4. Dar click en Formato.
  5. Seleccionar Guardar comisión vendedores.

25. Imprimir Guías Registradas en Excel

Este módulo está diseñado para mostrar toda la información que se digita al momento de crear la guía en un listado con:

Seleccionar Guías registradas en Excel > Dar click en Fecha > Seleccionar Formato > Dar click en Cliente > Seleccionar Guardar guías registradas en Excel.

26. Imprimir Informe de Cargues

Este módulo tiene como principal función exportar el listado de todos los viajes realizados en un rango de tiempo, mostrando información como:

Dar click en Informe de cargues > Seleccionar Fecha > Seleccionar Formato > Dar click en Guardar informe de cargues.

27. Imprimir Informe Detallado Aforo Clientes

En este módulo se mostrará el listado detallado de las guías realizadas por cada cliente.

Dar click en Informe detallado aforo de clientes > Seleccionar el Cliente > Seleccionar la Fecha > Seleccionar Formato > Dar click en Guardar.

28. Imprimir Informe Global de Aforos

Este módulo permite imprimir un PDF global que muestra por oficina cuánto se ha vendido netamente en valores.

Dar click en Informe global > Seleccionar Fecha > Dar click en Formato > Seleccionar en Guardar.

29. Imprimir Rastreo Básico

En este módulo se puede ver la trazabilidad de la guía, como si está en ruta, en la bodega o cargada en el vehículo.

Seleccionar la Guía automática > Dar click en Fechas > Seleccionar Listar > Seleccionar guía > Copiar # de guía > Dar click en Rastreo Básico > Ingresar Código completo de la guía > Dar click en Guardar rastreo básico.

30. Imprimir Ventas Diarias

Este módulo permite ver todas las ventas del día, es decir, todas las guías realizadas en el transcurso del día.

Seleccionar Ventas diarias > Dar click en Fecha > Seleccionar Guardar ventas diarias.

31. Anular Centros

Dar click en el módulo centros > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el centro > Dar click en anular > Dar click en guardar anular.

32. Anular Ciudades

Dar click en el módulo ciudad > Dar click en Listar > Seleccionar la ciudad > Dar click en anular ciudades > Dar click en guardar anular ciudades.

33. Anular Clientes

Dar click en el módulo cliente > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el cliente > Dar click en clientes anular > Dar click en guardar clientes anular.

34. Anular Conductores

Dar click en el módulo Conductores > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el conductor > Dar click en control de conductores anular > Dar click en guardar anular.

35. Anular Destinatarios

Dar click en el módulo destinatarios > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el destinatario > Dar click en clientes anular > Dar click en guardar anular.

36. Anular Flota Vehicular

Dar click en el módulo flota vehicular > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el vehículo > Dar click en vehículos anular > Dar click en guardar anular.

37. Anular Guía Automática

Dar click en el módulo guía automática > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Seleccionar fechas > Dar click en Listar > Seleccionar el centro > Dar click en anular guía > Dar click en guardar anular guía.

38. Anular Rutas

Dar click en el módulo rutas > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar la ruta > Dar click en control de rutas anular > Dar click en guardar anular.

39. Anular Vendedores

Dar click en el módulo vendedores > Seleccionar mi usuario > Seleccionar en administrador > Dar click en Listar > Seleccionar el vendedor > Dar click en rrhh anular > Dar click en guardar anular general.

40. Anular Viaje

Dar click en el módulo viaje > Dar click en fechas > Dar click en Listar > Seleccionar el viaje > Dar click en anular viaje > Dar click en guardar anular.

Conclusiones

Conclusiones